Неэффективные проекты дорого обходятся. Фактически, предприятия теряют колоссальные 109 миллионов долларов на каждый миллиард инвестиций в программы и проекты, согласно исследованию Project Management Institute (PMI). И чем больше проекты, тем тяжелее их провал. Крупные проекты рискуют потерпеть неудачу в 10 раз чаще согласно другому отраслевому отчету и подвержены задержкам, превышениям бюджета и потерям критически важных функций в два раза чаще в сравнении с более мелкими проектами. В то же время, небольшие и средние проекты также не всегда протекают легко и гладко и каждый, кто работал с такими проектами, знает, что в них таятся свои опасности.
Так кто же виновник больших и маленьких провалов? Согласно PMI, наиболее частыми случаями провала проектов являются изменения приоритетов внутри организации (40 %) и ограниченные ресурсы (20 %). Хотя некоторые из этих факторов могут быть вне компетенции менеджеров проектов, многие им подвластны.
Ниже перечислены пять причин провалов проектов:
- Статичные методы — Современные планы проектов подвижны. Работаете ли вы в области маркетинга, HR, ИТ, производства и другой области, отсутствие гибкости и подвижности может оказаться губительным для любого проекта. Гибкое управление проектами, которое развивалось вместе с внедрением программного обеспечения для управления проектами, стало трендом последних лет и, согласно PM Times, “станет еще более жизненно важным сейчас и в будущем.” Согласно PricewaterhouseCoopers, Scrum является наиболее популярным (43 %) Agile стандартном для завершения сложных задач, за ним следует Lean & Test Driven Development (11 %) и eXtreme Programming (10 %). Организации, применяющие гибкий подход, растут на 37% быстрее и производят на 30% более высокую прибыль, в сравнении с не Agile компаниями, менее трети предприятий сообщают о частом использовании Agile.
- Неэффективное управление виртуальными командами — Когда команды работают удаленно, а зачастую по всему земному шару, в разных часовых зонах и имеют культурные и языковые различия — коммуникационные навыки и эффективный тайм-менеджмент становится важным, как никогда. Чтобы быть организованным в таких условиях, необходимо всегда иметь доступ к инструментам, которые позволяют всем заинтересованным лицам работать на ходу, быстро обмениваться последними статусами и временными шкалами проектов, вести беседы на специально созданном сайте проекта.
- Слабая поддержка руководителя — Присутствие заинтересованного руководителя, который будет бороться за ваш проект от начала до конца очень важно для успеха проекта. Однако менее двух третей проектов получают активную поддержку руководителей, помогающих решать проблемы или направляющих проект. Потеря времени — это всегда проблема. Поэтому руководители и менеджеры проектов должны встречаться для обсуждения таких моментов, как сроки, отчеты, встречи, эскалирование проблем и т.д.
- Несоответствие целям и стратегиям предприятия — Неопределенные цели проектов - еще одна причина провалов проектов. Тем не менее, организации отмечают, что в среднем три из пяти проектов не согласованы со стратегией бизнеса. Критически важно иметь понимание ключевых стратегических приоритетов вашей компании и затем проверить, согласуются ли ваши проекты со стратегическими целями вашей компании или отдела. Это поможет расставить приоритеты в проектах и определить те из них, которые никак не связаны с общей стратегией. Это поможет не только сохранить ценное время, усилия, деньги и ресурсы, но также поможет выделить пример хороших проектов, которые могут получить необходимую поддержку у руководителей.
- Сбой в коммуникациях — PMI выяснил, что одной из наиболее распространённых причин провалов проектов, по сообщениям самих организаций, является плохая коммуникация. Возможность связываться в реальном времени с членами своей команды, расположенных ниже этажом или в другой стране с помощью инструментов, созданных для передачи критически важных сообщений быстро и безопасно – это ключевой фактор для успеха проекта.
Множество подводных камней могут подорвать проект, начиная с простых и заканчивая сложными проблемами. Но для каждой проблемы есть свое решение. И для непроизводительных организаций, которые тратят примерно в 12 раз больше ресурсов на неэффективные проекты, чем высокопроизводительные организации, нет лучше времени, чем сейчас, для разворачивания столь необходимых изменений.
