Многие не заслуженно забывают о стимулировании сотрудников генерировать новые идеи для бизнеса, потом правильно их обрабатывать и превращать в проекты, реализация которых дает бизнесу реальные профиты. Конверсия по воронке идей для каждого бизнеса своя, но по моему личному опыту, если 1 из 10 идей реализуется и дает реальные результаты, это уже очень хорошо.
Для того, чтобы достичь этой самой эффективной конверсии, очень важно правильно организовать бизнес-процесс управления новыми и, возможно, инновационными идеями, которые возникают на разных уровнях организационной структуры Компании. По сути, это выстраивание предпроектной деятельности, создание единой базы идей, их классификация, приоритезация и принятие решения о реализации. Идеи могут также возникать и вне контура Компании, например, могут быть получены от внешнего эксперта отрасли на каком-нибудь семинаре, конференции или выставке.
Предпроектная деятельность представляет собой деятельность по консолидации и отбору идей. Координирует деятельность по идей– Проектный офис. Основная цель – принятие решения о запуске проекта.
Теперь несколько слов о том, как правильно организовать эту деятельность
Инициатор идеи информирует о своем предложении Руководителя Проектного офиса, направляя информацию, например, на единый адрес электронной почты Проектного офиса.
Источники возможных идей:
· в рамках взаимодействия с внешними контрагентами (производители, поставщики, партнеры, клиенты);
· в рамках поглощения/слияния компаний;
· в рамках маркетинговой деятельности;
· точечные предложения сотрудников Компании.
При получении предложения, руководитель Проектного офиса:
· назначает координатора по каждой идее;
· информирует участников процесса о назначенном координаторе.
Координатор идеи (или по-другому, Руководитель предполагаемого проекта):
· регистрирует идею в Реестре идей – заполняет соответствующие поля, например, «Продукты», «Автор», «Дата включения в реестр идей»;
· совместно с автором заполняет поля «Причины возникновения», «Способ реализации» и «Ответственный»;
· информирует экспертов о необходимости проведения предварительной экспертизы (в зависимости от специфики каждой конкретной Компании, состав экспертов, которые оценивают идеи формируется индивидуально).
В течение 5 дней каждый из экспертов в Реестре идей выражает согласие/несогласие с предложением.
Назначенный руководителем ответственный сотрудник Проектного офиса еженедельно мониторит Реестр идей. При наличии 5 и более идей с завершенной экспертизой, информируется руководитель Проектного офиса.
Руководитель проектного офиса инициирует проведение Инновационного комитета.
В рамках Инновационного комитета координаторы идей представляют сводный отчет о результатах экспертиз, инновационный комитет принимает решение о запуске проекта по рассматриваемой идее или об отказе от нее.
На основании решения Инновационного комитета координатор идеи фиксирует результат в поле «Итоговое решение» в Реестре идей.
В случае одобрения идеи Руководитель проектного офиса назначает Руководителя проекта, решение согласовывается и утверждается на проектном комитете.
Как правило, Руководителем проекта назначается сотрудник, координирующий идею на этапе предпроектной деятельности.
