Молодая гвардия в проектном управлении

Наверно каждый Руководитель Проектного офиса сталкивался с ситуацией выбора, искать и принимать на работу продвинутых Руководителей проектов или выращивать с нуля студентов и затачивать их сразу под себя.

В этой статье я поделюсь своим опытом поиска, отбора, коучинга и развития команды Проектного офиса из молодой гвардии студентов МГТУ им. Баумана. Сразу отмечу, что мы (наша Компания) до этого, не практиковали вовлечение в студенческую среду и выращивание студентов под Компанию с самых ранних курсов, как, например, это делают крупные ИТ интеграторы.

Итак, чуть менее года назад, когда я подготовил почву для формирования организационной структуры Проектного офиса передо мной встала дилемма, искать готовых Руководителей проектов или выращивать молодых. И я решил пойти по обоим флангам, с одной стороны, акцент сделать на молодых, а с другой, параллельно, искать продвинутых.

Сегодня, как вы уже поняли, речь пойдет о первой ветке сего действа. Для начала нужно было выбрать учебное заведение, в котором мы собирались хантить студентов. Выбор пал на МГТУ им. Баумана. Тому есть несколько причин.

Во-первых, главные критерии отбора кандидатов – это аналитический склад ума, понимание причинно-следственных связей, активная жизненная позиция, вовлеченность в организацию студенческих активностей. Студенты бауманки – неплохо подходят под целевые критерии отбора.

Во-вторых, в нашей Компании достаточно много бывших выпускников бауманки, которые являются крепкими профессиональными управленцами. В их числе и Директор по персоналу, тоже выпускница МГТУ им. Баумана, которая активно вовлеклась в процесс и через своих преподавателей, с которыми она до сих пор поддерживает теплые отношения, организовала нам первую установочную встречу со студентами последнего курса одного из самых сильных факультетов.

Справедливости ради, следует отметить, что в нашей Компании несколько портфелей проектов, начиная с продуктовых и заканчивая ИТ проектами и строительством нового завода. Фокус потенциальных кандидатов - разработка и вывод новых фармацевтических продуктов на рынок. Да-да, фарма и бауманка прекрасно сочетаются.

Целью первой встречи было заинтересовать потенциальных кандидатов амбициозными задачами, интересными проектами, понятными перспективами, но и вместе с тем, показать, что это не прогулка в парке, а серьезная и ответственная работа за качественное выполнение которой можно получать неплохие деньги.

Встреча прошла конструктивно, в глазах ребят я увидел интерес, что было подтверждено большим количеством адекватных вопросов, которые возникли по итогам нашей презентации. Мы оставили координаты для обратной связи с теми, кого заинтересовало наше предложение. И какого было мое удивление, когда, не успев выйти за пределы бауманки, мне стали поступать звонки от заинтересовавшихся студентов.

По итогам встречи откликнулось несколько десятков потенциальных кандидатов. Это было то, что нужно. И следующий вопрос, который встал передо мной, было то, как отфильтровать из всех желающих наиболее нам подходящих.

Я решил сделать 4-х ступенчатую систему фильтрации:
1. Анкета кандидата (отсекаем тех, кто не участвовал в профорговских делах, тем самым не прокачивал организаторские скилы, что крайне важно для потенциального Руководителя проектов)
2. Личная встреча-собеседование (подергать потенциальных кандидатов по аналитическим скилам, прощупать понимание причинно-следственных связей и коммуникативные, организаторские навыки)
3. Тестирование на определение типа личности (нужны сенсорные экстраверты) + тестирование на логику (оцифровка понимания причинно-следственных связей)
4. Дистанционный курс по основам проектного управления и инструментарию MS Project + Очный курс по проектному управлению, который проводил я сам. По итогам дистанционный и очный экзамен.

Немного о цифрах - из нескольких десятков потенциальных кандидатов до 4-го этапа дошло примерно 15 человек. После финальных экзаменов осталось 6 человек. В процессе испытательного срока пришлось расстаться еще с одним кандидатом. В итоге, на работу были приняты 5 человек.

Ежедневных инвестиций своего времени в обучение и наставничество ребят пришлось потратить не просто много, а очень много. Но, забегая вперед, это стоило того! Вкладывая свои знания и умения в молодые головы, я понимал, что отдача будет, и будет достаточно быстро. Времени на раскачку у нас категорически не было.

За период испытательного срока мне абсолютно четко стали понятны сильные и слабые стороны каждого из 5-ти бойцов, какие навыки нужно развивать, а какие интенсивно использовать здесь и сейчас. В молодом коллективе достаточно быстро выделился лидер и зам лидера. Что давало здоровую конкуренцию. За несколько месяце нам удалось вырастить вполне эффективных Руководителей проектов. Пусть и без опыта, но методологически подкованных, с прокаченными организаторскими навыками. И что очень важно, «горящими глазами» и желанием рваться в бой.

Было и много сложностей, которые возникали на нашем пути. Первая и самая тяжелая заключалась в том, что большие и серьезные дядьки в лице руководителей структурных подразделений в начале отказывались в серьез воспринимать ребят. Это было предсказуемо. И мы поставили перед собой задачу, показать каждому в отдельности и всем «дядькам» вместе нашу эффективность, на примере успешной реализации проектов, где они выступали в роли заинтересованных лиц. Тем самым шаг за шагом завоевывая авторитет, непосредственно в бою, решая сложные задачи и доказывая каждому сомневающемуся свою эффективность. И что вы думаете, через несколько месяцев количество сомневающихся сократилось до одного-двух человек. А это в рамках статистической погрешности. Мы же не тульский пряник, чтобы всем нравиться. Управленческий опыт молодое поколение получало в бою, в очень концентрированных дозах. В роли основного коучера выступал конечно же я и старшие, уже опытные Руководители проектов, которые к этому времени уже были приняты на работу. Важно отметить, что заинтересованные лица (Руководители функций), которые перешли из сомневающихся в поддерживающих, также оказывали, оказывают и, я надеюсь, дальше будут продолжать прокачку функциональными спецификами, которые находят прямое отражение на соответствующих этапах жизненного цикла проекта:
• Экспертизы бизнес кейса (медицинская, технологическая, патентная, маркетинговая, технологическая, регистрационная, финансовая) и технико-экономическое обоснование
• Разработка продукта
• Производство опытно-промышленной серии
• До клинические и клинические исследования
• Регистрационные мероприятия и получение Регистрационного удостоверения
• Закупочные активности (субстанция, материально-техническое обеспечение и др)
• Маркетинговые активности (предварительные мероприятия и лонч продукта)
• Производство промышленной серии
• Включение в прайс-листы дистрибьютеров

И вот уже по прошествии почти года мы структурировали порядка 80 проектов, научились управлять идеями, эффективно проводить совещания, мониторить ход выполнения проектов и своевременно эскалировать сложности на Проектный комитет. И не смотря на достаточно юный возраст наших Руководителей проектов, ответственность лежит на них абсолютно взрослая. А именно, соблюдение план-фактных показателей проектов и полная ответственность за результат. При этом мы наделяем их и определенными полномочиями для возможности достигать этот самый результат. Это и четко определенная проектная мотивация всех участников проектной деятельности и «карательный» орган в виде Проектного комитета, участниками которого являются и все ТОП менеджеры Компании.

Сегодня мы стартовали очередной раунд подбора молодого поколения по тому же сценарию. Но теперь уже текущие сотрудники переходят на более высокий грейд и на свои прежние позиции подбирают новое молодое поколение. Теперь к их функциям добавляется коучинг и наставничество, по тому примеру, как делал это я год назад для них самих.